閲覧者が会議を予約できるようにするためには2つの設定を行う必要があります。
- 予約可能な会議を作成する
- 会議予約を可能としたい資料の設定で、会議の予約機能を有効化する
これらの設定が完了すると、閲覧者は下記のように資料の閲覧中に会議予約をすることができるようになります。
1. 予約可能な会議を作成する #
「予約可能な会議」とは、
- どの曜日のどの時間帯に予約可能なのか
- 何分間行うのか
- 誰が担当するのか
といった会議の定義を定めたものです。
あらかじめ上記のような内容を設定しておくことで、EZ Docは会議の候補日時を自動生成し、閲覧者はその候補日時から選択するだけで会議の日程調整が行えます。
EZ Docでは「商談」という名前のサンプルの予約可能な会議が登録されていますので、そちらを参考に貴社の運用に合った予約可能な会議を作成してください。
前提 #
- 予約可能な会議の作成はワークスペース管理者権限またはマネージャー権限を持ったユーザーのみが行うことができます。
手順 #
- 左メニューバーの「設定」から「予約可能な会議の設定」を開きます。
- 「予約可能な会議を作成する」ボタンをクリックします。
- 必要な内容を入力します。
※Zoomと連携しWEB会議URLの自動作成を有効にする場合、こちらも併せてご覧ください。
※ZoomのWEB会議URLを自動作成する場合、WEB会議の作成者となるZoomユーザーを選択してください。 - 「作成する」ボタンをクリックします。
2. 会議予約を可能としたい資料の設定で、会議の予約機能を有効化する #
EZ Docでは一つの資料について、一つだけ予約可能な会議を設定することができます。
手順 #
- 左メニューバーの「資料」から「資料一覧」画面を開きます。
- 会議予約を可能としたい資料の「設定を変更」をクリックし「資料の設定変更」画面を開きます。
- 「閲覧者が会議を予約できるようにする」を有効にします。
- 「予約可能な会議」で対象とする予約可能な会議を選択します。
- 「保存する」をクリックします。
- 資料のプレビュー、または閲覧URLを開くと、右下のメニューに会議の予約ボタンが表示されているはずです。これで設定は完了です。
実際に会議予約が入ったら #
実際に閲覧者が会議の予約を行った場合
- 予約内容を記載したメールが閲覧者に自動的に送付されます。（現在このメールの文面はカスタマイズできません。）
- 予約内容を記載したメールが会議の担当者に自動的に送付されます。
会議予約の確認は「予約済みの会議」画面から行うことができます。詳細については「予約済みの会議の管理」をご覧ください。