企業活動の中では、需要喚起を目的に見込み顧客にメールで新商品の資料を送付したり、採用活動の中で候補者に自社の魅力を伝えるための資料を送付したりと、様々な場面で資料を相手に送ることがあるかと思います。

その時に資料を送って終わりではなく、その資料がいつ・どの程度見られたのかを分析することで、より効果的にその先の目的を達成することができます。

本記事ではメールに添付したPDF資料が相手に読まれたかどうかを確認するための方法をいくつかご紹介します。

1. メーラーに備わっている開封確認機能使う方法 #

メーラーにはメールの受信者がメールを開封したかどうかを確認するための機能が元々備わっています。

例えばGoogle Workspaceだとこちらの手順で、Microsoft Outlookであればこちらの手順で開封確認を行うことが可能です。

この機能を使えば、メールの開封確認を持って添付した資料が見られたかどうかを大体判断できます。

この方法は追加コスト無くすぐに始められるものの、情報の正確性は低いです。

開封通知がそもそも送られるか、送られるとしたらどのタイミングで送られるのか、というのは受信者のメーラーの仕様・設定によって変わります。

実際にメールの中身を見ていなくても「既読にする」ボタンを押した時に開封通知が送られるケースがあったり、開封通知に対応していないメーラーもあります。

また、ビジネスの中で顧客や取引先に対して開封確認を求めるのはマナー的に良くないという考え方もあります。

この方法が向いているケース #

この方法は、受信者のメーラー設定が管理できる場合であれば有効な手段として利用できます。

ですので、社内の方に対して資料を送付しその閲覧状況を管理したい場合には向いているかと思われます。

メールトラッキングはメールが開封されたか、メールのリンクがクリックされたか、などの情報を収集する機能を持ったサービスです。

無料で利用できるものから、有料だが高機能（多彩な集計機能やCRM機能等）なものまで、数多くのサービスがあります。

有名なものだと、最低限の機能であれば無料で使えるGMailの拡張「mail suite」や、マーケティング・営業活動で利用されることの多い「sendgrid」などがあります。

一般的にメールトラッキングは、メールの文面に目に見えないサイズの画像を埋め込むことで、その文面がHTMLとして読み込まれたときに開封されたことにする、という手法が使われます。

メーラーに備わった開封確認よりは正確性は高いですが、それでも受信者の環境によってはメールが開かれなくとも開封通知がされたり、逆に実際に開封したとしても通知が送られないことはあります。

メールトラッキングは大抵、マーケティング・営業の中で使われることを想定してサービス提供されることが多く、リストに対する一斉送信機能・開封状況の統計機能・CRM機能などの周辺機能がついてきます。

自社のマーケティング・営業の目的を果たすことができ、業務フローに組み込みやすいトラッキングサービスを選ぶことができれば良いかと思われます。

この方法は、閲覧状況を知りたいPDFファイルをアップロードして生成された専用の資料閲覧URLをメールで送付する方法です。

ここでは無料で利用し始めることができ低価格でシンプルなEZ Docというサービスを紹介します。

EZ Docはメールの開封ではなく、実際に資料を閲覧したかどうかが分かるため正確性はこの中だと一番高いです。

また、資料のどのページがどの程度の時間見られたのか・何回資料が見られたのか、といった詳細な情報も分かり、それらの情報に基づいて閲覧者の検索・並び替えも可能です。

マーケティング・営業の中で使われることも想定されており、Salesforce・HubSpotとの連携も可能となっています。

気軽に正確性高くPDFファイルが読まれたかどうかの確認ができるため、大抵の場合この方法が向いていると思われます。

一方、大量の顧客に対して資料閲覧URLを送付する場合や、複雑な切り口で資料の閲覧状況の統計を行う場合は、それが実現できそうかまずは確かめるのが重要です。

支払い手段の登録をすることなく1か月無料で利用できますので、まずは試してみることをお勧めします。

本記事ではメールに添付したPDFファイルが読まれたかどうかを確認する方法をいくつかピックアップしてご紹介しました。

事業・ビジネスの状況に合った適切な方法で添付したPDFファイルが読まれたかどうかを確認できるようにするための手助けになれば幸いです。

本記事の内容についてご質問やコメント等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。